У міськраді пропонують зробити електронний документ основним, а в окремих випадках мовчання посадовця може означати автоматичне погодження.
Погодження за замовчуванням
У Житомирській міській раді пропонують оновити правила роботи зі службовими документами. Відповідний проєкт нової Інструкції з діловодства у виконавчих органах міськради передбачає, зокрема, можливість погодження окремих електронних документів за замовчуванням.
Якщо визначений посадовець не погодить документ у встановлений строк і водночас не надасть зауважень, система електронного документообігу може зафіксувати його як погоджений. Водночас правило не поширюватиметься на юридичну експертизу, погодження бюджетних і фінансових підрозділів та літературне редагування.
Електронний формат стане основним
Проєкт передбачає, що основною формою діловодства у виконавчих органах міськради буде електронна. Документи створюватимуть із використанням кваліфікованого електронного підпису або печатки та електронної позначки часу.
Паперові документи залишаться для окремих випадків, зокрема для інформації з обмеженим доступом, документів, які за законом не можуть існувати лише в електронній формі, а також у разі форс-мажорних обставин. Один документ не має одночасно проходити процедури в електронному та паперовому вигляді.
Без намальованого підпису
Для електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом або засвідченого кваліфікованою електронною печаткою, не вимагатимуть додаткового зображення звичайного підпису чи печатки. Обов’язковою залишатиметься електронна позначка часу.
Робочий email не прирівнюватимуть до документа
Окремо прописано статус службової електронної пошти. Листи з робочих скриньок працівників міськради використовуватимуться для оперативного обміну інформацією, але самі по собі не матимуть юридичної сили та не прирівнюватимуться до належно оформлених службових електронних документів.
Система зберігатиме історію змін
У разі внесення правок під час погодження електронна система має зберігати попередню версію документа та створювати нову. Після затвердження поточної версії її редагування блокуватиметься.
Також система має контролювати строки проходження документів, від створення та погодження до підписання, реєстрації й відправлення. У разі затримки виконавці отримуватимуть електронні нагадування.
Звернень громадян нові правила не стосуються
Запропонована Інструкція не змінює порядок роботи зі зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію. Для них діють окремі нормативні акти.
Наразі йдеться лише про проєкт рішення. Якщо його ухвалять у запропонованій редакції, він має замінити чинну Інструкцію, затверджену рішенням виконкому Житомирської міськради від 19 травня 2021 року №527.
⚡ Швидше. Коротше. Більше медіа.
Telegram «ЕХО» → [підписатися]
